Bei der Planung einer Firmenfeier sind zahlreiche Schritte zu beachten, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. Die nachfolgende Anleitung bietet einen umfassenden Überblick über den gesamten Planungsprozess – von der ersten Idee bis zur Nachbereitung des Events. Die Zeiträume und einzelnen Schritte sind exemplarisch und dienen einer groben Orientierung. Letztlich ist jede Betriebsfeier individuell und ihren ganz eigenen Ablaufplan und Herausforderungen. SACHSENTRÄUME steht Ihnen dabei gerne mit Rat und Tat zur Seite, sei es bei der Übernahme einzelner Aufgaben oder der kompletten Organisation Ihrer Firmenfeier oder Ihres Firmenausflugs.
1. Idee und Konzeption
Zeitrahmen: 6 - 12 Monate vorher
- Zielsetzung definieren: Was soll mit der Feier erreicht werden? Teambuilding, Produktlaunch, Jubiläum?
- Budgetplanung: Klare Budgetvorgaben setzen und finanziellen Rahmen abstecken.
- Datum und Teilnehmerkreis festlegen: Wählen Sie ein Datum, das für die meisten Teilnehmenden passt, und legen Sie die Gästeliste fest.
2. Location-Suche und -Buchung
Zeitrahmen: 5 - 10 Monate vorher
- Ort auswählen: Entscheiden Sie sich für eine Location, die sowohl zum Anlass der Feier passt als auch logistisch (Anreise, Unterbringung) für alle Gäste gut erreichbar ist.
- Vertragsbedingungen prüfen: Achten Sie auf Stornierungsbedingungen und was im Preis inkludiert ist.
3. Dienstleister auswählen
Zeitrahmen: 4 - 9 Monate vorher
- Catering: Abhängig von der Location und den Vorlieben der Gäste.
- Unterhaltung: DJs, Bands, Redner oder Showeinlagen – passend zum Thema der Veranstaltung.
- Technik und Ausstattung: Technische Ausstattung für Musik, Beleuchtung und Präsentationen sicherstellen.
4. Einladungen und Kommunikation
Zeitrahmen: 3 - 8 Monate vorher
- Einladungen gestalten und versenden: Digital oder auf Papier, inklusive aller relevanten Informationen (Datum, Ort, Programm).
- Antworten managen: Erfassung der Zusagen und Absagen für eine genaue Teilnehmerzahl.
5. Feinplanung der Veranstaltung
Zeitrahmen: 2 - 6 Monate vorher
- Ablaufplan erstellen: Zeitplan für den gesamten Veranstaltungstag mit allen wichtigen Momenten.
- Letzte Absprachen mit Dienstleistern treffen: Menüabstimmung, Technikcheck und Dekorationsdetails klären.
6. Vorbereitung kurz vor dem Event
Zeitrahmen: 1 - 4 Wochen vorher
- Checkliste durchgehen: Überprüfen, ob alle Aufgaben erledigt sind.
- Notfallplan erstellen: Plan B für unvorhergesehene Ereignisse vorbereiten.
7. Durchführung am Tag der Veranstaltung
- Früher vor Ort sein: Letzte Vorbereitungen treffen und sicherstellen, dass alles nach Plan läuft.
- Ansprechpartner sein: Für Gäste und Dienstleister während der gesamten Veranstaltung erreichbar sein.
8. Nachbereitung
- Dank aussprechen: Dankesschreiben an Gäste und Dienstleister senden.
- Feedback einholen: Um Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Veranstaltungen zu identifizieren.
- Abrechnung und Dokumentation: Finanzielle Abrechnung vornehmen und eine Dokumentation der Veranstaltung anlegen.
Kurze Checkliste für Ihre Firmenfeier
☐ Zielsetzung und Budgetplanung
☐ Datum und Teilnehmerkreis festlegen
☐ Location auswählen und buchen
☐ Dienstleister für Catering, Unterhaltung und Technik auswählen
☐ Einladungen gestalten und versenden
☐ Ablaufplan erstellen und letzte Absprachen treffen
☐ Notfallplan erstellen
☐ Dankesschreiben und Feedback einholen
☐ Abrechnung und Dokumentation vervollständigen
SACHSENTRÄUME unterstützt Sie gerne bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung Ihrer Firmenfeier. Egal ob Sie Unterstützung bei einzelnen Aufgaben benötigen oder die komplette Organisation in unsere Hände legen möchten – wir stehen Ihnen mit unserer Erfahrung und unserem Netzwerk zur Seite, um Ihre Veranstaltung zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen.
